Circleback

Circleback maakt notities van je meetings, maar het interessante deel begint daarna. Na de meeting zet hij actiepunten in Linear, werkt hij een deal bij in HubSpot of plaatst hij een verslag in Slack. Dat maakt hem minder een notitie-app en meer een schakel tussen je gesprekken en de rest van je werk.

Circleback is in 2023 opgericht in San Francisco door Ali Haghani en Kevin Jacyna. Het bedrijf zat in de Winter 2024-lichting van Y Combinator. Het team is klein, maar het tempo van nieuwe functies ligt hoog. In de maanden voor deze review kwamen er een openbare API, het importeren van meetings uit andere apps en het opstellen van e-mails bij.

De basis is wat je van elke notulist verwacht. Circleback schrijft een transcriptie met de naam van elke spreker. Daarna volgen notities en actiepunten, die volgens de maker automatisch worden toegewezen. Het werkt in meer dan 100 talen. Met Ask Circleback stel je vragen over al je eerdere gesprekken, bijvoorbeeld wat een klant drie weken geleden over de planning zei.

Het verschil zit in de automatiseringen. Elke automatisering heeft twee delen: voorwaarden en acties. Een voorwaarde kan de naam van de meeting zijn, een deelnemer of het domein van de genodigden. De actie is bijvoorbeeld een samenvatting naar Slack, een pagina in Notion of een update in je CRM. Stel je geen voorwaarde in, dan draait de automatisering na elke meeting.

Circleback kent drie manieren van opnemen. De eerste is de bekende bot. Die schuift aan bij Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en Webex, automatisch via je agenda of met een geplakte link. Deelnemers zien dan een extra deelnemer in het gesprek.

Wil je dat niet, dan is er de desktop-app voor macOS en Windows. Die neemt het geluid van je microfoon en je computer op. Daardoor werkt het met elke meeting-app op je computer, ook met Discord of RingCentral. Niemand ziet een bot binnenkomen.

De derde manier is voor gesprekken aan tafel. Met de app voor iOS of Android, of met de Apple Watch, neem je een fysieke meeting op. Je kunt ook eerdere opnames uploaden en telefoongesprekken importeren die je met de ingebouwde opnamefunctie van je telefoon maakte.

Voor wie veel externe gesprekken voert, zit hier de tijdwinst. Circleback koppelt met HubSpot, Salesforce, Attio en Zoho. Na een verkoopgesprek kan hij contacten en kansen bijwerken. Voor projectwerk zijn er koppelingen met Linear, Asana en monday.com, zodat actiepunten als taken op het bord verschijnen.

Wat er niet rechtstreeks tussen zit, loopt via Zapier, Make of een webhook. Voor ontwikkelaars is er een API, een MCP-server en een CLI. Met MCP haal je je meetings binnen in andere AI-apps, zoals ChatGPT, Claude of Cursor. Opvallend is dat API, MCP en CLI ook in het gratis plan zitten.

De automatiseringen zijn in Free wel beperkt. Alle koppelingen krijg je pas vanaf Pro. Wil je eerst proberen of het in je werkwijze past, dan kun je met het gratis plan goed testen hoe de notities zijn. Voor de volledige automatiseringen betaal je.

Circleback rekent per gebruiker. Sinds 31 augustus 2026 is er een gratis plan. Daarvoor was de dienst alleen betaald, met een proefperiode.

Free geeft onbeperkt meetings en leden, maar je ziet alleen de laatste 30 dagen terug. Pro kost $ 18 per gebruiker per maand, of $ 15 per maand bij jaarbetaling ($ 180 per jaar). Daarmee blijft je meetinghistorie staan en worden opnames 1 jaar bewaard. Business kost $ 29 per gebruiker per maand, of $ 25 per gebruiker per maand bij jaarbetaling ($ 300 per jaar). Dan krijg je rollen, een eigen bewaartermijn, gratis kijkers en opnames die 2 jaar blijven staan.

Enterprise kost $ 35 per gebruiker per maand en kan alleen per jaar. Bij meer gebruikers daalt het tarief per schijf, tot $ 15 per gebruiker boven de 5.000. Dat plan heeft SSO, SCIM, onbeperkte opslag van opnames en is geschikt voor HIPAA.

Opzeggen kan volgens Circleback op elk moment met één klik. Een wijziging van plan wordt naar rato verrekend.

Circleback is volgens de eigen securitypagina SOC 2 Type II gecertificeerd en aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework. Het bedrijf zegt klantgegevens niet te gebruiken om AI-modellen te trainen. Gegevens worden in de Verenigde Staten verwerkt. Voor Europese bedrijven gaat de overdracht via dat Data Privacy Framework en een verwerkersovereenkomst.

Voor veel teams is dat voldoende. Moet alles binnen de EU blijven, dan is dat een punt om vooraf met je privacyverantwoordelijke te bespreken. In Business bepaal je als beheerder zelf hoe lang gegevens blijven staan.

Binnen deze gids heeft Circleback drie logische concurrenten. Granola AI draait op je eigen computer zonder bot en bouwt voort op de aantekeningen die je zelf typt. Kies Granola als je graag zelf meeschrijft en AI alleen laat aanvullen.

CirclebackVanaf $ 15/mndGratis planGranola AIVanaf $ 14/mndGratis plan

Fathom en Fireflies werken vooral met een bot in je videogesprek en leggen de nadruk op de notulen zelf. Circleback onderscheidt zich met de automatiseringen, de combinatie van bot, desktop-app en telefoon, en de koppeling via MCP. Draait je werk om wat er na de meeting moet gebeuren, dan is dat verschil de moeite waard.

Ja, sinds 31 augustus 2026 is er een gratis plan met onbeperkt meetings en leden. Je ziet alleen de laatste 30 dagen terug en de automatiseringen zijn beperkt.

Ja. De desktop-app voor macOS en Windows neemt het geluid van je computer op, zonder dat er een bot in het gesprek komt. Dat werkt met elke meeting-app op je computer.

Ja, met de app voor iOS of Android of met de Apple Watch neem je fysieke meetings op. Ook eerdere opnames en telefoongesprekken kun je importeren.

Volgens de securitypagina niet: Circleback gebruikt klantgegevens niet om modellen te trainen. De gegevens worden wel in de Verenigde Staten verwerkt.