Circleback

Circleback toma notas de tus reuniones, pero lo interesante empieza después. Tras la reunión, crea tareas en Linear, actualiza un deal en HubSpot o publica un resumen en Slack. Eso lo convierte menos en una app de notas y más en un enlace entre tus conversaciones y el resto de tu trabajo.

Circleback lo fundaron Ali Haghani y Kevin Jacyna en San Francisco en 2023. La empresa formó parte de la promoción de Winter 2024 de Y Combinator. El equipo es pequeño, pero lanza funciones nuevas a buen ritmo. En los meses previos a este análisis llegaron una API pública, la importación de reuniones de otras apps y la redacción de correos.

La base es lo que esperas de cualquier asistente de actas. Circleback escribe una transcripción con el nombre de cada hablante. Después vienen las notas y las tareas, que según el fabricante se asignan automáticamente. Funciona en más de 100 idiomas. Con Ask Circleback haces preguntas sobre todas tus conversaciones anteriores, por ejemplo qué dijo un cliente sobre la planificación hace tres semanas.

La diferencia está en las automatizaciones. Cada automatización tiene dos partes: condiciones y acciones. Una condición puede ser el nombre de la reunión, un participante o el dominio de los invitados. La acción puede ser un resumen en Slack, una página en Notion o una actualización en tu CRM. Si no pones ninguna condición, la automatización se ejecuta después de cada reunión.

Circleback tiene tres formas de grabar. La primera es el conocido bot. Se une a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Webex, automáticamente a través de tu calendario o con un enlace que pegas. Los participantes ven entonces un participante más en la llamada.

Si no quieres eso, tienes la app de escritorio para macOS y Windows. Graba el sonido de tu micrófono y de tu ordenador. Así funciona con cualquier app de reuniones de tu ordenador, también con Discord o RingCentral. Nadie ve entrar a un bot.

La tercera forma es para reuniones en persona. Con la app para iOS o Android, o con el Apple Watch, grabas una reunión presencial. También puedes subir grabaciones anteriores e importar llamadas telefónicas que grabaste con la función de grabación integrada de tu móvil.

Si tienes muchas conversaciones externas, aquí es donde ahorras tiempo. Circleback se conecta con HubSpot, Salesforce, Attio y Zoho. Tras una llamada de ventas, puede actualizar contactos y oportunidades. Para el trabajo por proyectos hay integraciones con Linear, Asana y monday.com, para que las tareas aparezcan en el tablero.

Lo que no está conectado directamente pasa por Zapier, Make o un webhook. Para desarrolladores hay una API, un servidor MCP y una CLI. Con MCP llevas tus reuniones a otras apps de IA, como ChatGPT, Claude o Cursor. Llama la atención que la API, MCP y la CLI también estén en el plan gratuito.

Eso sí, en Free las automatizaciones son limitadas. Todas las integraciones solo llegan a partir de Pro. Si primero quieres ver si encaja en tu forma de trabajar, con el plan gratuito puedes probar bien cómo son las notas. Por las automatizaciones completas, pagas.

Circleback cobra por usuario. Desde el 31 de agosto de 2026 hay un plan gratuito. Antes, el servicio era solo de pago, con un periodo de prueba.

Free da reuniones y miembros ilimitados, pero solo puedes consultar los últimos 30 días. Pro cuesta $ 18 por usuario al mes, o $ 15 al mes con pago anual ($ 180 al año). Con él se conserva tu historial de reuniones y las grabaciones se guardan 1 año. Business cuesta $ 29 por usuario al mes, o $ 25 por usuario al mes con pago anual ($ 300 al año). Con él tienes roles, un plazo de conservación propio, lectores gratis y grabaciones que se guardan 2 años.

Enterprise cuesta $ 35 por usuario al mes y solo se puede contratar por años. Con más usuarios, la tarifa baja por tramos, hasta $ 15 por usuario a partir de 5.000. Ese plan tiene SSO, SCIM, almacenamiento ilimitado de grabaciones y es apto para HIPAA.

Según Circleback, puedes cancelar en cualquier momento con un clic. Un cambio de plan se prorratea.

Según su propia página de seguridad, Circleback tiene la certificación SOC 2 Type II y está adherido al EU-U.S. Data Privacy Framework. La empresa dice que no usa los datos de los clientes para entrenar modelos de IA. Los datos se procesan en Estados Unidos. Para las empresas europeas, la transferencia se hace mediante ese Data Privacy Framework y un acuerdo de encargo del tratamiento.

Para muchos equipos es suficiente. Si todo tiene que quedarse dentro de la UE, es un punto que conviene hablar antes con tu responsable de privacidad. En Business, como administrador decides tú cuánto tiempo se conservan los datos.

Dentro de esta guía, Circleback tiene tres competidores lógicos. Granola AI funciona en tu propio ordenador sin bot y se basa en las notas que tú mismo escribes. Elige Granola si te gusta tomar notas tú y que la IA solo las complete.

CirclebackDesde $ 15/mesPlan gratuitoGranola AIDesde $ 14/mesPlan gratuito

Fathom y Fireflies trabajan sobre todo con un bot en tu videollamada y ponen el foco en las actas en sí. Circleback se distingue por las automatizaciones, la combinación de bot, app de escritorio y móvil, y la conexión mediante MCP. Si tu trabajo gira en torno a lo que hay que hacer después de la reunión, esa diferencia merece la pena.

Sí, desde el 31 de agosto de 2026 hay un plan gratuito con reuniones y miembros ilimitados. Solo puedes consultar los últimos 30 días y las automatizaciones son limitadas.

Sí. La app de escritorio para macOS y Windows graba el sonido de tu ordenador, sin que entre un bot en la llamada. Funciona con cualquier app de reuniones de tu ordenador.

Sí, con la app para iOS o Android o con el Apple Watch grabas reuniones presenciales. También puedes importar grabaciones anteriores y llamadas telefónicas.

Según la página de seguridad, no: Circleback no usa los datos de los clientes para entrenar modelos. Eso sí, los datos se procesan en Estados Unidos.