Circleback

Circleback macht Notizen von deinen Meetings, aber der interessante Teil beginnt danach. Nach dem Meeting legt er Aufgaben in Linear an, aktualisiert einen Deal in HubSpot oder postet ein Protokoll in Slack. Damit ist er weniger eine Notiz-App und mehr ein Bindeglied zwischen deinen Gesprächen und dem Rest deiner Arbeit.

Circleback wurde 2023 in San Francisco von Ali Haghani und Kevin Jacyna gegründet. Das Unternehmen war im Jahrgang Winter 2024 von Y Combinator. Das Team ist klein, aber das Tempo bei neuen Funktionen ist hoch. In den Monaten vor diesem Test kamen eine öffentliche API, der Import von Meetings aus anderen Apps und das Entwerfen von E-Mails dazu.

Die Basis ist das, was du von jedem Protokollanten erwartest. Circleback schreibt ein Transkript mit dem Namen jedes Sprechers. Danach folgen Notizen und Aufgaben, die laut Hersteller automatisch zugewiesen werden. Es funktioniert in mehr als 100 Sprachen. Mit Ask Circleback stellst du Fragen zu all deinen früheren Gesprächen, etwa was ein Kunde vor drei Wochen über die Planung gesagt hat.

Der Unterschied liegt in den Automatisierungen. Jede Automatisierung hat zwei Teile: Bedingungen und Aktionen. Eine Bedingung kann der Name des Meetings sein, ein Teilnehmer oder die Domain der Eingeladenen. Die Aktion ist zum Beispiel eine Zusammenfassung an Slack, eine Seite in Notion oder ein Update in deinem CRM. Legst du keine Bedingung fest, läuft die Automatisierung nach jedem Meeting.

Circleback kennt drei Arten der Aufnahme. Die erste ist der bekannte Bot. Er setzt sich zu Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex dazu, automatisch über deinen Kalender oder über einen eingefügten Link. Die Teilnehmer sehen dann einen zusätzlichen Teilnehmer im Gespräch.

Willst du das nicht, gibt es die Desktop-App für macOS und Windows. Sie nimmt den Ton deines Mikrofons und deines Computers auf. Dadurch funktioniert sie mit jeder Meeting-App auf deinem Computer, auch mit Discord oder RingCentral. Niemand sieht einen Bot hereinkommen.

Die dritte Art ist für Gespräche am Tisch. Mit der App für iOS oder Android oder mit der Apple Watch nimmst du ein Präsenzmeeting auf. Du kannst auch frühere Aufnahmen hochladen und Telefonate importieren, die du mit der eingebauten Aufnahmefunktion deines Telefons gemacht hast.

Für alle, die viele externe Gespräche führen, liegt hier die Zeitersparnis. Circleback verbindet sich mit HubSpot, Salesforce, Attio und Zoho. Nach einem Verkaufsgespräch kann er Kontakte und Verkaufschancen aktualisieren. Für Projektarbeit gibt es Integrationen mit Linear, Asana und monday.com, sodass Aufgaben als Tasks auf dem Board erscheinen.

Was nicht direkt angebunden ist, läuft über Zapier, Make oder einen Webhook. Für Entwickler gibt es eine API, einen MCP-Server und eine CLI. Mit MCP holst du deine Meetings in andere KI-Apps, etwa ChatGPT, Claude oder Cursor. Auffällig ist, dass API, MCP und CLI auch im Gratis-Plan enthalten sind.

Die Automatisierungen sind in Free allerdings begrenzt. Alle Integrationen bekommst du erst ab Pro. Willst du zuerst ausprobieren, ob es zu deiner Arbeitsweise passt, kannst du mit dem Gratis-Plan gut testen, wie die Notizen sind. Für die vollen Automatisierungen zahlst du.

Circleback rechnet pro Nutzer ab. Seit dem 31. August 2026 gibt es einen Gratis-Plan. Davor war der Dienst nur kostenpflichtig, mit einer Testphase.

Free bietet unbegrenzt Meetings und Mitglieder, aber du siehst nur die letzten 30 Tage. Pro kostet $ 18 pro Nutzer und Monat, oder $ 15 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($ 180 pro Jahr). Damit bleibt dein Meeting-Verlauf erhalten, und Aufnahmen werden 1 Jahr gespeichert. Business kostet $ 29 pro Nutzer und Monat, oder $ 25 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung ($ 300 pro Jahr). Dann bekommst du Rollen, eine eigene Aufbewahrungsfrist, kostenlose Betrachter und Aufnahmen, die 2 Jahre gespeichert bleiben.

Enterprise kostet $ 35 pro Nutzer und Monat und geht nur jährlich. Bei mehr Nutzern sinkt der Preis stufenweise, bis auf $ 15 pro Nutzer bei mehr als 5.000 Nutzern. Dieser Plan hat SSO, SCIM, unbegrenzten Speicher für Aufnahmen und ist für HIPAA geeignet.

Kündigen geht laut Circleback jederzeit mit einem Klick. Ein Planwechsel wird anteilig verrechnet.

Circleback ist laut der eigenen Sicherheitsseite nach SOC 2 Type II zertifiziert und dem EU-U.S. Data Privacy Framework angeschlossen. Das Unternehmen sagt, es nutze Kundendaten nicht zum Trainieren von KI-Modellen. Die Daten werden in den Vereinigten Staaten verarbeitet. Für europäische Unternehmen läuft die Übermittlung über dieses Data Privacy Framework und einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für viele Teams reicht das. Muss alles innerhalb der EU bleiben, solltest du das vorab mit deinem Datenschutzverantwortlichen besprechen. In Business legst du als Admin selbst fest, wie lange Daten gespeichert bleiben.

In diesem Guide hat Circleback drei logische Konkurrenten. Granola AI läuft ohne Bot auf deinem eigenen Computer und baut auf den Notizen auf, die du selbst tippst. Nimm Granola, wenn du gern selbst mitschreibst und KI nur ergänzen lässt.

CirclebackAb $ 15/MonatGratis-TarifGranola AIAb $ 14/MonatGratis-Tarif

Fathom und Fireflies arbeiten vor allem mit einem Bot in deinem Videocall und legen den Schwerpunkt auf das Protokoll selbst. Circleback hebt sich ab durch die Automatisierungen, die Kombination aus Bot, Desktop-App und Smartphone und die Anbindung über MCP. Dreht sich deine Arbeit um das, was nach dem Meeting passieren muss, lohnt sich dieser Unterschied.

Ja, seit dem 31. August 2026 gibt es einen Gratis-Plan mit unbegrenzt Meetings und Mitgliedern. Du siehst nur die letzten 30 Tage, und die Automatisierungen sind begrenzt.

Ja. Die Desktop-App für macOS und Windows nimmt den Ton deines Computers auf, ohne dass ein Bot ins Gespräch kommt. Das funktioniert mit jeder Meeting-App auf deinem Computer.

Ja, mit der App für iOS oder Android oder mit der Apple Watch nimmst du Präsenzmeetings auf. Auch frühere Aufnahmen und Telefonate kannst du importieren.

Laut der Sicherheitsseite nicht: Circleback nutzt Kundendaten nicht zum Trainieren von Modellen. Die Daten werden aber in den Vereinigten Staaten verarbeitet.