Voor wie is OmniFocus wél de beste keuze?
Als je volledig in het Apple-ecosysteem zit en GTD (Getting Things Done) niet zomaar een methode is maar een levensfilosofie, dan is OmniFocus nog steeds de gouden standaard. De tool is gebouwd voor mensen die dagelijks 50+ taken verwerken, met meerdere projecten die complexe afhankelijkheden hebben. Denk aan projectmanagers die aan 8 verschillende klantprojecten werken, of consultants die voor elk project aparte contexten, perspectieven en reviewcycli nodig hebben.
Ook als je iemand bent die écht controle wil over elk detail van je systeem, dan betaal je voor die flexibiliteit. OmniFocus laat je toe om perspectiven te bouwen die precies laten zien wat jij wilt zien: alle taken met tag “wachten-op” die langer dan een week open staan, gesorteerd op project en gefilterd op energie-niveau. Dat niveau van aanpasbaarheid vind je nergens anders.
En eerlijk? Als je toch al een MacBook, iPad en iPhone hebt, en je werkt vooral solo aan je eigen projecten, dan is de prijs minder pijnlijk. Je betaalt eenmalig voor de apps, geen abonnement. Voor iemand die zijn systeem jarenlang gebruikt zonder gedoe over cross-platform of samenwerking, kan dat de investering waard zijn.
Waarom zou je wel een OmniFocus alternatief zoeken?
De Apple Tax is het grootste probleem. Zodra je ook maar één Windows-laptop of Android-telefoon in je leven hebt, ben je buitengesloten. Werk je samen met een partner die op Windows werkt? Geen OmniFocus voor jullie. Wil je op kantoor je taken checken op een Windows-machine? Pech gehad. Je bent letterlijk gedwongen om dure Apple-hardware te kopen voor elk apparaat waarop je je takenlijst wilt zien. Dat voelt in 2024 gewoon achterhaald.
Dan is er de complexiteits-moeheid. OmniFocus geeft je zoveel opties dat je urenlang kunt sleutelen aan je perfecte systeem. Perspectieven bouwen, tags combineren, reviewcycli instellen, defer-dates versus due-dates begrijpen. Voor sommigen is dat heerlijk, maar voor velen wordt het een tweede baan. Je besteedt meer tijd aan het onderhouden van je systeem dan aan het daadwerkelijk afvinken van taken. Dat merk je vooral als je een paar weken niet actief bezig bent geweest: dan kijk je tegen een berg ongeorganiseerde taken aan en moet je eerst opruimen voordat je weer productief kunt zijn.
En samenwerking? Vergeet het maar. OmniFocus is gebouwd als solo-tool. Zodra je taken wilt delen met je partner, teamgenoot of assistent, loop je tegen een muur. Je kunt geen project delegeren, geen gezamenlijke lijst bijhouden, geen taken toewijzen. Voor freelancers die met een VA werken of koppels die hun huishouden samen managen, is dat een dealbreaker.
Tot slot
Ben je Apple-purist maar wil je minder complexiteit? Things 3 geeft je dat mooie design zonder de overweldigende opties. Werk je op een mix van Windows en Apple? Todoist is de meest betrouwbare cross-platform optie. Voor productiviteits-nerds die hun eigen systeem willen bouwen maar niet vast willen zitten aan Apple: Amazing Marvin biedt zelfs meer aanpassingsmogelijkheden. Studenten en freelancers met een beperkt budget vinden in TickTick verrassend veel functionaliteit voor een fractie van de prijs. En kleine teams die GTD samen willen toepassen? Nozbe is specifiek daarvoor gebouwd.
Zelf zou ik voor Things 3 gaan als ik volledig op Apple zit en gewoon wil dat mijn systeem werkt zonder gedoe. Of voor Todoist als ik ook maar één niet-Apple apparaat gebruik. Maar het hangt echt af van hoeveel tijd je wilt investeren in je systeem versus hoeveel tijd je wilt besteden aan daadwerkelijk dingen doen.
1